Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas numato, kad ūkio subjektai privalo tvarkyti apskaitą taip, kad ji būtų teisinga, išsami ir laiku atlikta. Nors įstatymas tiesiogiai nereglamentuoja programinės įrangos naudojimo, praktikoje apskaitos automatizavimas tapo būtinybe, siekiant atitikti vis griežtėjančius reikalavimus ir išvengti sankcijų.
Šiame straipsnyje aptariami pagrindiniai kriterijai, į kuriuos turėtų atsižvelgti ūkio subjektai, kokią buhalterinę programą rinktis savo veiklai.
Teisinis reguliavimas
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas (Nr. IX-574) nustato bendruosius apskaitos tvarkymo principus. Pagrindiniai reikalavimai:
Apskaita turi būti tvarkoma laikantis Verslo apskaitos standartų (VAS) arba Tarptautinių finansinės atskaitomybės standartų (TFAS), priklausomai nuo ūkio subjekto dydžio ir pobūdžio.
Visi ūkiniai faktai turi būti pagrįsti apskaitos dokumentais, surašytais ūkinio fakto metu arba jam pasibaigus.
Apskaitos dokumentai ir registrai turi būti saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka – ne trumpiau kaip 10 metų.
Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas (Nr. IX-751) numato papildomus reikalavimus PVM mokėtojams, įskaitant privalomą elektroninių sąskaitų faktūrų teikimą per i.SAF sistemą.
Elektroninių sąskaitų faktūrų reikalavimai
Nuo 2016 metų visi PVM mokėtojai privalo teikti i.SAF duomenis Valstybinei mokesčių inspekcijai. Šie duomenys apima išrašytų ir gautų PVM sąskaitų faktūrų registrus.
Reikalavimai i.SAF duomenims:
Duomenys teikiami XML formatu pagal VMI patvirtintą schemą (versija 2.01 nuo 2024 m.).
Teikimo periodiškumas – kas mėnesį, iki kito mėnesio 20 dienos.
Privalomi laukai: sąskaitos numeris, data, pirkėjo/pardavėjo kodas, apmokestinamoji vertė, PVM suma, PVM tarifas.
Programinė įranga, neatitinkanti i.SAF formato reikalavimų, negali būti laikoma tinkama PVM mokėtojo apskaitai tvarkyti.
Nuo 2025 metų B2G (verslas-valdžiai) sektoriuje elektroninės sąskaitos faktūros privalomos per E. sąskaitos sistemą. Planuojama, kad B2B sektoriui analogiški reikalavimai bus įvesti iki 2028 metų.
Duomenų saugumo reikalavimai
Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) taikomas ir buhalterinės apskaitos duomenims, kuriuose yra asmens duomenų (darbuotojų, klientų, tiekėjų).
Programinės įrangos atitiktis BDAR apima:
Duomenų šifravimą saugojimo ir perdavimo metu.
Prieigos kontrolės mechanizmus – autentifikaciją ir autorizaciją.
Galimybę įgyvendinti duomenų subjektų teises – prieigą, ištaisymą, ištrynimą.
Duomenų tvarkymo veiksmų registravimą (audit trail).
Duomenų saugojimo Europos Ekonominėje Erdvėje užtikrinimą arba tinkamų apsaugos priemonių taikymą perduodant už EEE ribų.
Ūkio subjektai, naudojantys debesijos paslaugas, privalo įsitikinti, kad paslaugų teikėjas atitinka BDAR reikalavimus ir yra pasirašyta duomenų tvarkymo sutartis.
Apskaitos registrų reikalavimai
Lietuvos Respublikos teisės aktai numato, kad apskaitos registrai turi atitikti šiuos kriterijus:
Chronologiškumas – ūkiniai faktai registruojami jų atlikimo data.
Sistemingumas – duomenys grupuojami pagal ekonominę prasmę ir sąskaitų planą.
Išsamumas – visi ūkiniai faktai turi būti užregistruoti.
Pagrįstumas – kiekvienas įrašas turi būti pagrįstas pirminiu dokumentu.
Atsekamumas – turi būti galimybė atsekti nuo pirminio dokumento iki finansinių ataskaitų ir atvirkščiai.
Programinė įranga turi užtikrinti šių principų laikymąsi ir neleisti pažeisti duomenų integralumo – pavyzdžiui, keisti ar trinti įrašus be atitinkamo žymėjimo.
Archyvavimo reikalavimai
Dokumentų ir archyvų įstatymas (Nr. I-1115) bei Buhalterinės apskaitos įstatymas numato dokumentų saugojimo terminus:
Metinės finansinės ataskaitos – saugomos visą juridinio asmens veiklos laikotarpį.
Buhalterinės apskaitos dokumentai – ne trumpiau kaip 10 metų.
Darbo užmokesčio apskaitos dokumentai – 50 metų.
Programinė įranga turi užtikrinti:
Ilgalaikį duomenų saugojimą be informacijos praradimo.
Galimybę eksportuoti duomenis standartiniais formatais (XML, CSV, PDF).
Duomenų prieinamumą pasibaigus programos naudojimui ar paslaugos teikimui.
Debesijos sprendimų atveju rekomenduojama sutartyje numatyti duomenų grąžinimo procedūras ir terminus.
Funkcionalumo reikalavimai pagal veiklos pobūdį
Skirtingos veiklos sritys kelia specifinius reikalavimus programinei įrangai:
Prekybos įmonės: sandėlio apskaita, prekių judėjimo sekimas, FIFO/LIFO/vidutinės kainos metodai, inventorizacijos funkcionalumas.
Paslaugų įmonės: projektų apskaita, laiko apskaita, išankstinių mokėjimų administravimas.
Gamybos įmonės: savikainos kalkuliavimas, gamybos užsakymų valdymas, žaliavų apskaita.
Statybos įmonės: objektų apskaita, ilgalaikių sutarčių apskaita pagal VAS 12 arba TFAS 15.
Transporto įmonės: transporto priemonių apskaita, kuro apskaita, tarptautinių pervežimų specifika.
Pasirenkant programinę įrangą, būtina įvertinti, ar ji palaiko veiklos specifikai būtinas funkcijas, ar reikės papildomų modulių.
Integracijos galimybės
Šiuolaikinė apskaitos programinė įranga turėtų užtikrinti integraciją su išorinėmis sistemomis:
Bankininkystės sistemos: automatinis išrašų importas, mokėjimų inicijavimas, likučių sinchronizacija. Lietuvoje veikiantys bankai palaiko ISO 20022 standartą.
VMI sistemos: i.SAF duomenų eksportas, i.VAZ (važtaraščių) duomenų teikimas, FR0600 ir kitų deklaracijų generavimas.
Sodros sistemos: darbo užmokesčio deklaracijų (1-SD, 2-SD, SAM) generavimas ir teikimas.
Registrų centro sistemos: juridinių asmenų duomenų tikrinimas, finansinių ataskaitų teikimas per JADIS.
E. prekybos platformos: užsakymų importas, sinchronizacija su prekių likučiais.
API (Application Programming Interface) palaikymas leidžia integruoti programinę įrangą su kitomis verslo sistemomis – CRM, sandėlio valdymo, gamybos valdymo.
Vartotojų valdymas ir prieigos kontrolė
Vidaus kontrolės tikslais programinė įranga turi užtikrinti:
Individualias vartotojų paskyras – draudžiamas bendrų paskyrų naudojimas.
Rolėmis pagrįstą prieigos kontrolę – skirtingi vartotojai mato ir gali atlikti tik jiems priskirtas funkcijas.
Veiksmų registravimą – kas, kada ir kokius veiksmus atliko.
Pareigų atskyrimo galimybę – pavyzdžiui, sąskaitą išrašo vienas darbuotojas, patvirtina kitas.
Šie reikalavimai ypač svarbūs audituojamoms įmonėms ir viešojo intereso įmonėms.
Atitikties vertinimas
Prieš pasirenkant programinę įrangą, rekomenduojama atlikti atitikties vertinimą pagal šiuos kriterijus:
Teisinis atitikimas: ar programa atitinka Lietuvos teisės aktų reikalavimus, ar generuoja reikiamus formatus.
Funkcinis atitikimas: ar programa palaiko visas veiklai būtinas funkcijas.
Techninis atitikimas: ar programa suderinama su turima infrastruktūra, ar atitinka saugumo reikalavimus.
Organizacinis atitikimas: ar programa tinka organizacijos dydžiui, ar vartotojai gebės ja naudotis.
Finansinis atitikimas: ar bendra nuosavybės kaina (licencijos, diegimas, palaikymas, mokymai) atitinka biudžetą.
Vertinimą rekomenduojama atlikti dokumentuota forma, įtraukiant suinteresuotas šalis – vadovybę, buhalterius, IT specialistus.
Baigiamosios pastabos
Buhalterinės apskaitos programinės įrangos pasirinkimas yra strateginis sprendimas, turintis ilgalaikes pasekmes ūkio subjekto veiklai. Netinkamas pasirinkimas gali lemti teisės aktų pažeidimus, finansinius nuostolius ir veiklos sutrikimus.
Rekomenduojama:
Atlikti išsamų poreikių vertinimą prieš pradedant paiešką.
Išbandyti kelias sistemas bandomuoju laikotarpiu.
Įtraukti kompetentingus specialistus – buhalterius, IT specialistus, teisininkus.
Dokumentuoti pasirinkimo kriterijus ir sprendimo priėmimo procesą.
Numatyti perėjimo planą ir resursus diegimui.
Tinkamai parinkta ir įdiegta programinė įranga tampa strateginiu įrankiu, leidžiančiu ne tik atitikti teisės aktų reikalavimus, bet ir priimti pagrįstus verslo sprendimus remiantis operatyvia finansine informacija.
